Thomas Schwabl, MA · JUNITO e.U. · Salzburg · Tiroler Unterland · Berchtesgaden

Prozessoptimierung für KMUs
im Raum Salzburg & Tirol.

Wenn Abläufe an Personen hängen, Projekte versanden oder Wachstum durch interne Reibung gebremst wird – dann ist das kein Motivationsproblem. Das ist ein Prozess- und Strukturproblem. Das lässt sich lösen.

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Beide Einstiege kostenlos und ohne Verpflichtung.

Vor OrtSalzburg · Tiroler Unterland · Berchtesgaden

15+ JahreOperations & Prozesse in Konzern & KMU

Übergabe inklusiveKein Prozess ohne Dokumentation und Übergabe

Wann Prozessoptimierung sinnvoll ist

Das Unternehmen wächst.
Die Abläufe bremsen es.

Das ist keine Frage der Branche. Das ist die klassische Situation von KMUs, die schneller gewachsen sind als ihre Prozesse. Irgendwann reicht "wir wissen schon wie es geht" nicht mehr.

Jeder macht es irgendwie

Kein einheitlicher Standard, fünf Varianten desselben Ablaufs, niemand weiß welche die richtige ist. Solange die richtigen Leute da sind, läuft es – fällt einer aus, stockt alles.

Projekte starten und versanden

Neue Tools kommen, Prozesse bleiben gleich. Digitalisierung wurde diskutiert, vieles angefangen, wenig fertig. Der Aufwand übersteigt den Nutzen.

Der Chef entscheidet alles

Weil keine klaren Regeln existieren, landen auch kleine Entscheidungen beim Inhaber. Das skaliert nicht – und ist auf Dauer zermürbend.

Wachstum erzeugt Chaos

Was bei 10 Mitarbeitenden funktioniert hat, funktioniert bei 30 nicht mehr. Neue Mitarbeitende brauchen zu lang, bis sie produktiv sind. Standards fehlen.

Wie ich vorgehe

Erst Prozess verstehen.
Dann optimieren.

Der häufigste Fehler: Man optimiert oder automatisiert, bevor klar ist was wirklich los ist. Ich fange immer mit der Realität an – nicht mit dem Soll-Zustand auf dem Papier.

Das Ziel ist kein Konzept. Das Ziel ist ein Ablauf, der funktioniert – dokumentiert, übergabefähig und unabhängig von Einzelpersonen.

Ich arbeite vor Ort im Raum Salzburg, Tiroler Unterland und Berchtesgadener Land. Kein Remote-Projekt, das Sie danach alleine umsetzen müssen.

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Analyse – wie läuft es wirklich?

Nicht wie es auf dem Papier steht. Ich schaue mir den tatsächlichen Ablauf an – mit den Menschen, die ihn täglich ausführen.

Engpässe identifizieren

Wo verliert der Betrieb Zeit, Geld oder Qualität? Wo entstehen Fehler, Doppelarbeit oder Abhängigkeiten von Einzelpersonen?

Neugestaltung – einfach und klar

Verantwortlichkeiten klären, Ablauf dokumentieren, Regeln definieren. So wenig Komplexität wie möglich.

Optional: Automatisierung

Wenn der Prozess klar ist, können Routineschritte mit Make.com automatisiert werden. Nicht vorher.

Übergabe – läuft ohne mich

Dokumentation, Schulung, Einführung in den Regelbetrieb. Das Ergebnis gehört Ihnen – nicht mir.

Typische Projekte

Vorher – Nachher.

Angebots- & Auftragsprozess

✗ Jeder Mitarbeitende schreibt Angebote anders, Varianten im Umlauf, keine klaren Freigaben.

✓ Einheitlicher Ablauf, klare Verantwortlichkeiten, automatisierte Übergabe an Auftragsbearbeitung.

Onboarding neuer Mitarbeitender

✗ Neues Personal braucht Wochen, bis es produktiv ist. Hängt an einer einzigen Ansprechperson.

✓ Strukturierter Ablauf in Tagen. Checklisten, Zugriffe, Einführung – unabhängig davon, wer gerade da ist.

Reklamationsbearbeitung

✗ Kein klarer Zuständiger, Reklamationen gehen verloren oder landen immer beim Chef.

✓ Definierter Prozess, Reaktionszeiten, messbares Ergebnis, Übergabe an verantwortliche Stelle.

Einkauf & Freigaben

✗ Jeder kauft selbst was er braucht, keine Übersicht, Chef muss alles freigeben.

✓ Klare Freigabegrenzen, Lieferantenstruktur, Prozess der ohne den Chef funktioniert.

Projektübergabe & Dokumentation

✗ Wissen steckt in Köpfen. Wenn jemand geht, geht das Wissen mit.

✓ Dokumentierte Abläufe, strukturierte Übergabe, nachvollziehbar für jeden Nachfolger.

Digitalisierung mit System

✗ Tools wurden eingeführt, aber die Abläufe dahinter sind gleich geblieben. Mehraufwand statt Entlastung.

✓ Erst Prozess klären, dann Tool wählen. Einführung mit klarem Scope und Übergabe.

Wenn der Prozess klar ist

Prozess-Automatisierung
mit Make.com.

Automatisierung beschleunigt nur das Chaos – wenn der Ablauf vorher nicht klar ist. Sobald ein Prozess strukturiert und dokumentiert ist, können Routineschritte automatisch ablaufen.

Ich baue Make.com-Workflows, die Ihre bestehenden Tools verbinden – ohne Programmierung, ohne IT-Abteilung. Und ich erkläre wie es funktioniert, damit Sie es danach selbst anpassen können.

Preisübersicht

Quick-Win – 1 Workflow ab € 990

Paket – 3 Kernprozesse ab € 1.900

Kombiniert mit Prozessberatung individuell

Typische Automatisierungen

Angebot erstellt → Auftrag angelegt → Rechnung vorbereitet
Neuer Lead → CRM-Eintrag → automatische Follow-up-Mail
Neuer Mitarbeitender → Onboarding-Checkliste startet automatisch
Bestellung eingeht → Lager informiert → Lieferbestätigung raus
Monatsreporting aus mehreren Tools zusammengeführt
Reklamation eingeht → Zuständiger informiert → Frist gesetzt

Was ich mitbringe

Operations-Erfahrung aus
Konzern & KMU.

Systemeinführung über mehrere Standorte on time · on scope

ERP und HR-Software von der Anforderungsanalyse bis zum Go-Live. Internationale Rollouts mit lokalen Anpassungen – Übergabe in Eigenbetrieb inklusive.

Abläufe von Personen auf Prozesse verlagert –70% Einarbeitungszeit

Kernprozesse dokumentiert, standardisiert und automatisiert. Neues Personal produktiv in Tagen, nicht Wochen. Betrieb unabhängig von Einzelpersonen.

Cross-funktionale Projektsteuerung mehrere Länder

Operative Projekte mit mehreren Stakeholder-Ebenen gesteuert – ohne direkte Weisungsbefugnis. Ergebnisorientiert, termingerecht, übergabefähig.

Projekte aus datenschutzrechtlichen Gründen anonymisiert. Details auf Anfrage im Reality-Call.

Häufige Fragen

Was Entscheider fragen

Was kostet Prozessoptimierung?

Das Unternehmens-Röntgen (1 Tag vor Ort, schriftlicher Befund mit Prioritäten) beginnt bei € 1.900. Ein Projektmandat zur Umsetzung eines konkreten Prozesses ist individuell kalkuliert – nach Scope, nicht nach Stunden. Automatisierungs-Workflows beginnen ab € 490. Im Reality-Call klären wir, was in Ihrem Fall Sinn ergibt.

Wir haben keine Zeit für ein großes Projekt – was dann?

Dann fangen wir mit dem Quick-Win an. Das Unternehmens-Röntgen zeigt in einem Tag, welcher Prozess die größte Wirkung bringt. Daraus entsteht entweder ein kleines Umsetzungsprojekt – oder Sie wissen zumindest, wo anzusetzen ist und können intern priorisieren.

Was ist der Unterschied zwischen Prozessoptimierung und Digitalisierung?

Digitalisierung ist ein Werkzeug, keine Lösung. Ein schlechter Prozess wird durch ein digitales Tool nicht besser – er wird schneller schlechter. Ich fange immer mit dem Prozess an. Wenn der klar ist, entscheiden wir ob und welche Digitalisierung Sinn ergibt. Meistens deutlich weniger, als Softwareanbieter versprechen.

Arbeiten Sie auch mit kleinen Betrieben unter 20 Mitarbeitenden?

Ja – gerade bei 15–25 MA entstehen oft die wichtigsten Weichenstellungen. Strukturprobleme, die jetzt nicht angegangen werden, werden bei 40 MA schmerzhaft. Der kostenlose Betriebscheck zeigt in 5 Minuten ob bei Ihnen gerade Handlungsbedarf besteht.

Was passiert nach dem Projekt – bleiben Sie nicht als Berater?

Nein – und das ist bewusst so. Jedes Projekt hat einen klaren Endpunkt: Übergabe in Eigenbetrieb. Wenn der Betrieb den optimierten Prozess danach nicht selbst weiterführen kann, war das Projekt nicht abgeschlossen. Ich bin kein Dauerberater – ich bin ein Umsetzungspartner mit definiertem Scope.

Nächster Schritt

Abläufe, die laufen.
Ohne Sie zu
blockieren.

Beide Einstiege kostenlos und unverbindlich.

Erster Schritt

5-Minuten Betriebscheck

Finden Sie heraus, wo Ihr Betrieb operativ Zeit und Geld verliert. Sofortergebnis, kein Follow-up ohne Einladung.

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Wenn's konkret ist

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